Hockeyclub Qui Vive, Uithoorn

Pieter Litjens, voorzitter van Qui Vive, leverde net als veel ouders zijn bijdrage aan de hockeyclub door te fluiten en te coachen. Al snel werd duidelijk dat zijn rol niet beperkt zou blijven tot aan de zijlijn. Begin 2020, toen de club voor de uitdaging stond om mogelijk te verhuizen, werd Pieter vanwege zijn expertise in gemeentelijke zaken benaderd om de voorzittershamer over te nemen. Een uitdaging die Pieter met beide handen aangreep.

Het was een logische stap voor Pieter om zich in te zetten voor Qui Vive, waar zijn drie kinderen hebben gehockeyd. Met de club op steenworpafstand en nog één kind actief op het veld, is dit zijn manier om zich in te zetten voor de maatschappij en de gemeenschap.

Hoewel de verhuisplannen na een paar maanden in de ijskast belandde, stond Pieter wel voor een andere opgave: de coronapandemie. Tijdens een periode met veel beperkingen kwamen ook de financiële problemen in beeld. Daarnaast heeft corona heeft ook gezorgd voor een dip in de aanwezigheid en betrokkenheid van de mensen. Afgelopen tijd zijn Pieter en zijn team veel bezig geweest met minder leuke dingen. ‘’Er moest vorig jaar hard ingegrepen worden omdat het zo niet langer door kon gaan. Daar kwam Sportkader nadrukkelijk in beeld.’’, aldus Pieter. De hoogste tijd om samen met hem te spreken over de uitdagingen van Qui Vive!

Hoe zie jij de rol van sportverenigingen in de huidige maatschappij?

“Ik vind dat ze onverminderd belangrijk zijn. Maar ik merk dat niet iedereen dat zo vindt of ervaart. We hebben recentelijk een enquête afgenomen onder de jeugdleden. Daaruit kwam naar voren dat ze het zo leuk vinden omdat ze daar hun vriendjes en vriendinnetjes hebben. Er worden enorm veel vriendschappen gesloten. Op een vereniging leer je hoe je met elkaar moet omgaan, hoe je je tot anderen moet verhouden. Dat zijn heel belangrijke vaardigheden. Dit leer je door met elkaar te sporten en een vereniging te runnen.

Afgelopen zaterdag, voordat mijn dochter op de fiets stapte, vertelde ze dat ze zo’n zin had in de volgende dag. Op zondagochtend staat ze om 9:00 uur achter de bar en gaat ze daarna hockeyen, om vervolgens met wat vrienden af te spreken in het clubhuis. Dat vind ik fantastisch! Ik merk helaas ook dat mensen het steeds vaker ervaren als een last, dat ze het vervelend vinden als ze iets moeten doen. Daarom is het tegenwoordig lastig het rooster rond te krijgen voor bepaalde diensten en dat is wel nodig als we de bar altijd open willen houden”.

Hoe belangrijk zijn de trainers en assistenten voor jullie vereniging?

“Momenteel hebben we twee betaalde krachten. Dat waren er meer, maar we moesten helaas afscheid nemen van enkele medewerkers. In een vrij korte periode, met beperkte eigen kennis, moesten we toewerken naar afspraken met mensen die voor langere tijd aan ons gebonden waren. Dan moet alles goed geregeld zijn en dat je ontzorgd wordt, is dan heel belangrijk.

Je hebt gesprekken te voeren die vaak erg vervelend zijn. Het gaat vaak om mensen met een groot clubhart die niet zomaar verdwijnen na hun vertrek. Ze blijven vaak betrokken en aanwezig op de club, zelfs na het beëindigen van hun contractuele relatie. Daarom is het belangrijk om zaken goed te regelen. Als bestuur heb je tijd nodig om dit op een menselijke manier te doen. Er is absoluut geen tijd en deskundigheid voor alles wat er arbeidsvoorwaardelijk bij komt kijken, zoals het opstellen van een vaststellingsovereenkomst. Welke aspecten daarbij belangrijk zijn, weet ik niet precies.

Het is altijd mogelijk om binnen de organisatie iemand met een HR-achtergrond te vinden, net zoals het mogelijk is om iemand te vinden die penningmeester wordt en een financiële achtergrond heeft, zoals een accountant. Maar dit zijn taken die je niet zomaar aan een vrijwilliger kunt overlaten.

Ik merk dat het belangrijk is om duidelijkheid te hebben over de rol van de contactpersoon binnen de vereniging, degene die het reguliere contact met het sporttechnische kader onderhoudt. Het is niet zo dat je, wanneer je gebruik maakt van de diensten van het sporttechnische kader, verder intern niets meer hoeft te regelen”.

Hoe heeft het gebruik van Sportkader jullie geholpen bij het belonen en erkennen van jullie trainers en assistenten?

“We hebben gemerkt dat, naar aanleiding van het bijstellen van alle contracten, een aantal mensen minder uren moesten gaan werken. Dan is de vraag: wat betekent dat? Dat betekent dat je per uur minder gaat betalen. Dit zijn scenario’s waar je zelf niet altijd aan denkt. Het is goed dat je die scenario’s eens voorgelegd krijgt.

Voor dit soort aspecten heb je gewoon professionele ondersteuning nodig. Ik vond het heel prettig dat we snel konden schakelen. Het is dan een kwestie van bellen of een mailtje sturen. Vaak had ik dan op dezelfde dag al een voorstel liggen. Dat vond ik heel fijn”.

Wat brengt de dienstverlening van Sportkader jullie?

“Als ik merk dat er ad hoc dingen zijn waar snel op ingesprongen moet worden, dan is het gewoon een kwestie van bellen en klaar. Dat verbaast me in positief opzicht.

Ik denk dat jullie meer bieden dan wij momenteel gebruiken. We maken voornamelijk gebruik van de verloning, maar we benutten veel andere diensten niet. Als we onze rol als werkgever van zowel betaalde krachten als vrijwilligers serieuzer zouden willen invullen, zouden we waarschijnlijk meer van jullie diensten kunnen gebruiken. We bevinden ons vaak op de grens tussen professioneel en vrijwillig werk.

De afgelopen jaren heb ik vooral het gevoel gehad dat ik bezig was met watertrappen en mijn hoofd boven water houden. Het komende jaar zal dat waarschijnlijk niet anders zijn. Het is heel fijn dat je, wanneer er een probleem is, expertise kunt inroepen en de zekerheid hebt dat het goed geregeld wordt. Belangrijk is dat als het er echt op aankomt, je weet dat er altijd een partij is die voor je klaarstaat”.

Goed geregeld?

“Sportkader heeft het voor ons zeker makkelijker gemaakt. Wij zijn, denk ik, alleen niet goed actief op de hoogte van wat er verder nog mogelijk is. Daarom gaan we binnenkort samen om de tafel zitten om te kijken hoe we de dingen die we al jaren doen beter kunnen stroomlijnen en om te horen welke mogelijkheden er zijn waar wij geen weet van hebben. Er zijn zaken waar wij ons misschien zorgen over maken, maar waar we ons helemaal geen zorgen over hoeven te maken omdat jullie over de kennis beschikken en bepaalde oplossingen bieden. Dat scheelt enorm in het ontzorgen.

Als bestuurder wil je je kerntaken binnen je sportvereniging uitvoeren. Eigenlijk wil je als bestuurder kunnen zeggen: Dit besteed ik uit en dan weet ik dat het goed geregeld is, zodat je je daar geen zorgen meer over hoeft te maken”.

Zou je Sportkader aanraden aan anderen?

“Ja, wat ik net zei, ik vind het gewoon heel prettig. De basis is geregeld, en ik denk dat andere organisaties ook in staat zijn om de basis te regelen. Wat ik zelf als heel prettig heb ervaren, is bijvoorbeeld weinig contact.

Het klinkt misschien vreemd, maar normaal gesproken heb je niet zoveel contact. Als je veel contact hebt, dan is er meestal iets aan de hand. Dan heb je een urgente vraag of behoefte aan hulp. We hebben relatief weinig contact gehad, en dat is meestal een goed teken als het gaat om dienstverlening. Als je veel contact nodig hebt vanwege een acute behoefte, is het belangrijk om te weten dat er een organisatie is die bereid is je te helpen en snel concreet hulp biedt. Die ervaring, vooral van het afgelopen jaar, vond ik heel prettig. Het was ook heel persoonlijk. Het wordt niet constant doorgeschoven naar collega’s; het wordt door hen zelf opgepakt en waar nodig zelfs in het weekend”.

Wat kan er beter?

“We zouden graag op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen. Ook denk ik dat het goed is om als club eens in het jaar samen met de Sportkader de zaken omtrent HR door te nemen. Op deze manier komt een club nooit voor verrassingen te staan en weet je zeker dat belangrijke zaken goed geregeld blijven”.